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Lo sapevi che puoi abilitare una password per stampare in ufficio?

IMPRIMIS PASSWORD STAMPANTE

Hai mai avuto la necessità di effettuare una stampa in ufficio ma senza che la stessa finisse per sbaglio nelle mani di qualche collega? Potrebbe infatti presentarsi l’esigenza di stampare documenti strettamente riservati e che non devono essere assolutamente visti da nessun’altra persona, ma, in presenza di stampanti condivise, il rispetto della privacy potrebbe venir meno.

Fortunatamente oggi è possibile sfruttare la possibilità di proteggere le stampe tramite password o PIN, che dir si voglia. Infatti alcuni dispositivi connessi in rete consentono di sfruttare lo spooling, o coda di stampa, ma anche funzioni di job storage, ovvero la memorizzazione dei processi di stampa. In entrambi i casi qualsiasi cosa verrà inviata alla stampante verrà custodita dalla stessa e rilasciata solo quando fisicamente non sarai tu stesso a recarti dinnanzi al dispositivo per dare l’avvio al processo mediante l’inserimento del PIN. In questa maniera il file verrà rilasciato e stampato.

Ovviamente la configurazione varia in funzione del dispositivo connesso in rete, ma le stampanti e le multifunzioni di ultima generazione, assicurano pressoché tutte questa possibilità.

Quali sono i vantaggi connessi alla stampa con PIN?

Parlando di stampa tramite PIN si è pensato solo alla necessità di tutelare la privacy evitando che i documenti riservati venissero visionati da personale non autorizzato. Ma i vantaggi connessi alla stampa mediante password non si limitano solo a questo.

Certo, la possibilità di evitare che documenti riservati vengano visionati da altre persone è sicuramente un elemento degno di nota. In particolare quando ci si trova a lavorare in un grande ufficio, condividendo la stampante anche con 10 o 20 persone come spesso capita oggi, oppure se si sta lavorando in un’area coworking, quindi circondati da perfetti estranei.

I vantaggi dati dalla stampa con password non finiscono qui. Vi è mai capitato in ufficio di arrivare davanti alla stampante e trovare montagne di fogli stampati erroneamente oppure dimenticati dalla stessa persona che li aveva stampati? Il risultato? Uno spreco di carta inutile che, a lungo andare, potrebbe incidere sia sulle spese sostenute per l’acquisto delle risme, ma anche sul consumo di toner. Ricorrendo alla stampa con PIN questo non accadrebbe in quanto l’avvio del processo sarebbe strettamente connesso all’inserimento della password sul dispositivo. In sostanza se la persona non andrà fisicamente alla stampante e inserirà il codice di sblocco, il documento non verrà mai stampato. In questo modo quindi non ci saranno più pagine dimenticate e mai ritirate dal legittimo proprietario.

Insomma, è semplice quindi comprendere come la stampa con password rappresenti un valido alleato sia per una maggior tutela della privacy, ma anche per andare a limitare gli sprechi