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Cos'è la gestione del flusso documentale?

Cos’è la gestione del flusso documentale

Cosa si intende esattamente quando si parla di gestione del flusso documentale? Cosa significa e cosa comporta, soprattutto in relazione alle attività quotidianamente svolte in un ufficio?

In alcuni casi, la gestione del flusso documentale viene riferita all’insieme di regole tecniche sul protocollo informatico, ma questa definizione è tuttavia piuttosto limitativa.

Più correttamente, possiamo definire la gestione del flusso documentale come l’insieme di azioni che, tramite software e procedure specifiche, consentono di monitorare, gestire e archiviare i documenti in modo digitale, così da ridurre in modo considerevole la quantità di carta.

La gestione del flusso documentale si è manifestata in tutta la sua utilità a partire dalla diffusione dei cosiddetti DMS (Document Management System), ossia i software dedicati all’organizzazione e alla creazione collaborativa di documenti e altri contenuti digitali. Grazie a queste soluzioni, è possibile beneficiare degli strumenti necessari a una corretta gestione del flusso documentale all’interno di organizzazioni e strutture di qualunque settore e qualunque livello, catalogando, organizzando, condividendo, spedendo, scansionando, stampando, archiviando qualunque tipo di documento.

Un buon DMS per la gestione del flusso documentale all’interno di un’organizzazione permette la concentrazione e la fruibilità di informazioni e dati diversificati come:

  • File
  • Documenti cartacei
  • Email
  • Fax
  • Disegni e bozze
  • Immagini e fotografie
  • Contenuti multimediali
  • Elaborati grafici

Attraverso le corrette procedure di gestione documentale, sarà dunque possibile, a livello pratico:

  • Gestire adeguatamente i documenti e definirne accessi e grado di sicurezza
  • Abilitare specifici permessi per ogni utente o gruppo di utenti
  • Leggere, scrivere, revisionare i documenti
  • Applicare firme digitali
  • Distribuire i documenti
  • Realizzare workflow anche avanzati
  • Amministrare in modo completo ogni documento, dalla sua generazione alla sua archiviazione finale
  • Effettuare la conservazione sostitutiva a norma di legge di documenti

In conclusione, la gestione del flusso documentale è l’essenziale e irrinunciabile funzione aziendale (o amministrativa) che include al suo interno tutte le risorse destinate alla movimentazione, gestione e archiviazione dei tanti documenti che vengono quotidianamente prodotti all’interno di ogni impresa.

Si tratta di operazioni ormai irrinunciabili che hanno un importante valore strategico e che si legano a doppio filo al concetto di efficienza operativa, tramite protocolli virtuosi che definiscono il “viaggio” dei documenti in azienda.