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Come gestire la stampa da più postazioni in ufficio o coworking

imprimis stampanti coworking

Ordine, funzionalità, semplicità, performance e riduzione degli sprechi: questi cinque elementi potrebbero sintetizzare le esigenze in fatto di stampa all’interno di un grande ufficio o in un’area coworking.

Indubbiamente la gestione delle stampe in una zona di lavoro che ospita molte persone non sempre può risultare semplice. Se da un lato è impensabile dotare ogni postazione di un dispositivo dedicato, dall’altro è indispensabile andare a studiare una soluzione che risulti vantaggiosa e al contempo pratica per tutti, evitando che si vadano a sovrapporre documenti provenienti da diversi utenti per esempio.

Il primo aspetto da valutare è sicuramente la scelta del modello più idoneo e, in spazi come questi, non si può non optare per un modello multifunzione, in grado di racchiudere in un solo dispositivo stampante, scanner, fotocopiatrice e fax, connesso in rete e accessibile da ogni utente con massima praticità. Ma se quest’ultimo aspetto è un vantaggio che consentirà di ridurre i costi per l’acquisto di un numero elevato di stampanti, dall’altro potrebbe essere considerato un ostacolo. Addio privacy per i documenti stampati, ma anche il rischio di vedere le proprie stampe sovrapposte a quelle di un collega che magari tra un lancio e l’altro dei tuoi documenti, è riuscito a inserirne uno suo con conseguente perdita di tempo per ritrovarlo.

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Stampa con password: la soluzione per gestire le stampe da più postazioni

Arrivati a questo punto sorge spontanea la domanda: come fare a non creare caos attorno alla stampante e al contempo a evitare che documenti riservati finiscano nelle mani sbagliate?

La risposta è una ed è semplicissima: stampare con password. Ebbene sì, i modelli multifunzione connessi in rete danno questa possibilità. Ogni utente potrà inviare alla coda di stampa un documento inserendo una password e, una volta che la persona è giunta fisicamente dinnanzi alla stampante e avrà inserito il PIN assegnato, vedrà uscire il proprio file su carta stampata.

Questo aspetto assicurerà una miglior gestione dei processi di stampa andando in primo luogo a tutelare eventuale documenti riservati e che non dovrebbero essere visionati da terze parti, ma anche limitare gli sprechi quando per esempio si lanciano diverse stampe ma poi, interrotti da una telefonata o da una domanda di un collega, ci si scorda di ritirarle. Infine, una stampa con password, eviterà quel fastidioso mescolarsi di pagine provenienti da differenti pc, con conseguente assembramento davanti alla stampante per la suddivisione delle stesse ai legittimi proprietari.

Il meccanismo è ben più semplice di quanto si possa immaginare, tenendo conto che ormai tutti i dispositivi più moderni sono dotati di questa funzionalità. Sarà sufficiente settare il dispositivo in maniera corretta e spiegarne il funzionamento ai vari utenti per risolvere il problema del traffico davanti alla stampante in ufficio e nelle aree coworking.

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